Dokumenty księgowe to wszelkie nośniki informacji potwierdzające zaistnienie operacji gospodarczych lub zdarzeń, które podlegają ewidencji w księgach rachunkowych jednostki. Dokument księgowy stanowi podstawę każdego zapisu w systemie rachunkowości – bez właściwego dokumentu źródłowego nie jest możliwe zaewidencjonowanie operacji zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości. Prawidłowo prowadzona dokumentacja rachunkowa tworzy kompletny i wiarygodny obraz działalności finansowej jednostki, niezbędny zarówno dla potrzeb wewnętrznego zarządzania, jak i zewnętrznej sprawozdawczości oraz kontroli podatkowej.
Dokument księgowy – definicja i wymagania formalne
Dokument księgowy – zwany też dowodem księgowym – to każdy dokument, który spełnia wymogi formalne określone w ustawie o rachunkowości i stanowi podstawę zapisu w księgach rachunkowych. Aby dokument mógł być uznany za dowód księgowy, musi zawierać: określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny, określenie stron uczestniczących w operacji, opis operacji i jej wartość, datę dokonania operacji oraz podpis wystawcy, a w przypadku dowodów będących podstawą ewidencji – też podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe. Brak któregokolwiek z tych elementów może dyskwalifikować dokument jako podstawę zapisu księgowego i podatkowego.
Dokumentacja księgowa musi być sporządzona w języku polskim i w walucie polskiej, choć ustawa dopuszcza wystawienie dokumentu w języku obcym lub walucie obcej, gdy operacja dotyczy kontrahenta zagranicznego – pod warunkiem zapewnienia możliwości przeliczenia wartości na złote. Treść dokumentu musi być czytelna i trwała – zapisy ołówkiem lub w sposób umożliwiający ich usunięcie bez pozostawienia śladów nie spełniają wymogów ustawowych. Dokumenty księgowe powinny być wystawione w sposób uniemożliwiający dokonanie późniejszych zmian niezostawiających śladów.
Dokumenty księgowe rodzaje – jak klasyfikować dokumentację rachunkową?
Dokumenty księgowe dzieli się według różnych kryteriów. Z punktu widzenia pochodzenia wyróżnia się dokumenty zewnętrzne obce – otrzymywane od kontrahentów (np. faktury zakupu, rachunki, noty obciążeniowe), dokumenty zewnętrzne własne – wystawiane przez jednostkę i przekazywane na zewnątrz (np. faktury sprzedaży, korekty), oraz dokumenty wewnętrzne – wystawiane i krążące wyłącznie wewnątrz jednostki (np. polecenia księgowania, listy płac, raport kasowy). Dokumentacja rachunkowa kompletnej jednostki obejmuje wszystkie te kategorie łącznie i musi być przechowywana przez okresy określone w ustawie o rachunkowości.
Jakie są dokumenty księgowe stosowane w szczególnych sytuacjach? Poza dokumentami standardowymi ustawa o rachunkowości dopuszcza stosowanie dowodów zastępczych – wystawianych przez jednostkę samodzielnie w przypadkach, gdy pozyskanie dokumentu zewnętrznego jest niemożliwe, np. przy zakupach od osób fizycznych nieprowadzących działalności. Szczególną kategorią są polecenia księgowania (PK) – dokumenty wewnętrzne służące do ewidencji operacji nieudokumentowanych zewnętrznie, takich jak naliczenia amortyzacji, rozliczenia międzyokresowe czy korekty błędnych zapisów. Dokumenty księgowe każdego rodzaju powinny być opisane w zakładowej polityce rachunkowości jednostki, która określa obowiązujące wzory i zasady ich stosowania.
Dokumenty źródłowe w księgowości – dokumentacja księgowa w formie elektronicznej
Dokumenty źródłowe w księgowości mogą być przechowywane i przetwarzane w formie elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności, integralności i czytelności przez cały wymagany okres przechowywania. Faktura elektroniczna, w tym faktura ustrukturyzowana wystawiana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), jest pełnoprawnym dokumentem księgowym i może stanowić podstawę zapisu w księgach bez konieczności drukowania. Warunkiem legalności elektronicznej dokumentacji księgowej jest zapewnienie systemu informatycznego umożliwiającego szybkie odnalezienie dowolnego dokumentu i jego wydruk na żądanie organu kontrolnego.
Digitalizacja dokumentów źródłowych w księgowości – czyli skanowanie papierowych oryginałów i przechowywanie ich wyłącznie w formie cyfrowej – jest dopuszczalna po spełnieniu warunków określonych w ustawie o rachunkowości. Po zeskanowaniu i zweryfikowaniu kompletności elektronicznego obrazu dokumentu papierowy oryginał może zostać zniszczony, o ile jednostka przyjęła taką politykę rachunkowości i zapewnia integralność cyfrowego archiwum. Dokumentacja rachunkowa prowadzona w formie elektronicznej wymaga wdrożenia odpowiednich procedur bezpieczeństwa danych oraz regularnego tworzenia kopii zapasowych archiwum.
Zagadnienia bezpośrednio powiązane z dokumentami księgowymi zostały omówione w odrębnych definicjach słownika: Dekretacja dokumentów, Dowody księgowe, Dokumentacja magazynowa, Obieg dokumentacji księgowej i Kontrola merytoryczna.