Dowody księgowe to dokumenty potwierdzające zaistnienie operacji gospodarczych, które stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych jednostki. Dowód księgowy jest węższym pojęciem niż dokument księgowy – obejmuje wyłącznie te dokumenty, które odzwierciedlają konkretną operację gospodarczą i podlegają ewidencji w systemie rachunkowości. Każdy zapis w księgach rachunkowych musi mieć swoje źródło w prawidłowo sporządzonym dowodzie – zasada ta ma istotne znaczenie dla rzetelności i wiarygodności całej sprawozdawczości finansowej jednostki.
Dowód księgowy – definicja i wymagania według ustawy o rachunkowości
Dowód księgowy ustawa o rachunkowości definiuje jako dokument stwierdzający dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej. Aby dokument mógł zostać uznany za prawidłowy dowód księgowy, musi zawierać: określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny, określenie stron operacji (nazwy i adresy), opis operacji oraz jej wartość i – jeśli to możliwe – ilość i cenę jednostkową, datę dokonania operacji i datę sporządzenia dowodu, a także podpis wystawcy oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe. Braki formalne mogą dyskwalifikować dokument jako podstawę zapisu księgowego i podatkowego, dlatego weryfikacja kompletności dowodów przed ich zaksięgowaniem jest obowiązkiem każdej osoby zajmującej się rachunkowością.
Ustawa o rachunkowości dopuszcza korektę błędów w dowodach księgowych, jednak w ściśle określony sposób. W dowodach zewnętrznych obcych i własnych błędy można korygować wyłącznie przez wystawienie dokumentu korygującego – np. faktury korygującej – a nie przez skreślenie lub nadpisanie treści oryginału. W dowodach wewnętrznych dopuszcza się korektę przez skreślenie błędnej treści, wpisanie właściwej i złożenie podpisu osoby uprawnionej z datą korekty – przy czym skreślenie musi być wykonane w taki sposób, aby błędna treść pozostała czytelna. Niedopuszczalne jest usuwanie, zamazywanie lub przerabianie treści dowodów – takie działanie może zostać uznane za fałszowanie dokumentacji rachunkowej.
Rodzaje dowodów księgowych i klasyfikacja dowodów księgowych
Klasyfikacja dowodów księgowych według kryterium pochodzenia wyróżnia 3 podstawowe kategorie. Dowody zewnętrzne obce to dokumenty otrzymywane od kontrahentów zewnętrznych – faktury zakupu, rachunki, noty obciążeniowe, wyciągi bankowe. Dowody zewnętrzne własne to dokumenty wystawiane przez jednostkę i przekazywane odbiorcom zewnętrznym – faktury sprzedaży, noty księgowe, korekty faktur. Dowody wewnętrzne dotyczą operacji zachodzących wyłącznie wewnątrz jednostki i nie są przekazywane na zewnątrz.
Dowody księgowe skróty stosowane w praktyce rachunkowej to utrwalony system oznaczeń ułatwiający identyfikację i segregację dokumentów. Najczęściej spotykane skróty to: FK lub PK (polecenie księgowania), WB (wyciąg bankowy), KP (kasa przyjmie), KW (kasa wyda), RW (rozchód wewnętrzny), PZ (przyjęcie zewnętrzne), WZ (wydanie zewnętrzne), MM (przesunięcie międzymagazynowe), OT (oddanie do użytkowania środka trwałego), LT (likwidacja środka trwałego). Skróty te są powszechnie stosowane zarówno w dokumentacji papierowej, jak i w systemach informatycznych – ich znajomość jest niezbędna w codziennej pracy działu księgowości.
Rodzaje dowodów księgowych obejmują też dokumenty zbiorcze i korygujące. Dowód zbiorczy służy do jednorazowego ujęcia w księgach wielu jednorodnych operacji, np. zestawienie faktur sprzedaży za dany dzień. Dowód korygujący (storno) służy do korekty błędnego zapisu już dokonanego w księgach. Dowody księgowe przykłady z praktyki to m.in.: faktura VAT za zakup towarów, wyciąg bankowy potwierdzający wpływ należności, lista płac za dany miesiąc, protokół likwidacji środka trwałego czy nota odsetkowa wystawiona przez bank.
Dowód wewnętrzny w KPiR i dowód zastępczy – kiedy są stosowane?
Dowód wewnętrzny KPiR to dokument wystawiany przez podatnika prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów w sytuacjach, gdy przepisy dopuszczają dokumentowanie wydatków bez faktury zewnętrznej. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR precyzuje zamknięty katalog operacji, które mogą być udokumentowane dowodem wewnętrznym – m.in. zakup surowców i materiałów od rolników ryczałtowych, wartość produktów roślinnych i zwierzęcych z własnej uprawy, koszty diet i ryczałtów za podróże służbowe pracowników czy wydatki na zakup paliwa do pojazdów. Dowód wewnętrzny KPiR musi zawierać datę wystawienia, numery kolejne, podpis wystawcy oraz rzetelny opis operacji – w przeciwnym razie organ podatkowy może odmówić uznania udokumentowanego nim kosztu.
Dowód zastępczy to szczególny rodzaj dowodu wewnętrznego, stosowany w pełnej rachunkowości w sytuacjach wyjątkowych – gdy uzyskanie zewnętrznego dowodu źródłowego jest niemożliwe. Ustawa o rachunkowości dopuszcza stosowanie dowodów zastępczych, jednak wyraźnie zastrzega, że nie mogą one dotyczyć operacji, dla których konieczne jest wystawienie faktury – w takich przypadkach brak faktury jest brakiem bezwzględnym, którego nie można zastąpić dowodem wewnętrznym. Dowód zastępczy wzór nie jest określony ustawowo – powinien jednak zawierać wszystkie elementy wymagane dla prawidłowego dowodu księgowego, w tym czytelny i wyczerpujący opis operacji oraz podpis osoby odpowiedzialnej merytorycznie za jej dokonanie.
Zagadnienia bezpośrednio powiązane z dowodami księgowymi – takie jak zasady dekretacji dowodów na konta rachunkowe, ogólna klasyfikacja dokumentów stosowanych w rachunkowości, dokumentacja obrotu magazynowego, obieg dokumentów w jednostce oraz kontrola merytoryczna i formalna dowodów przed zaksięgowaniem – zostały omówione w odrębnych definicjach słownika: Dekretacja dokumentów księgowych, Dokumenty księgowe, Dokumentacja magazynowa, Obieg dokumentacji księgowej i Kontrola merytoryczna.