Kontrola merytoryczna dowodów księgowych to proces weryfikacji, czy dany dokument odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa oraz został zatwierdzony przez osobę posiadającą stosowne upoważnienie. Kontrola formalna dowodu księgowego obejmuje natomiast sprawdzenie, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy formalne określone w ustawie o rachunkowości – m.in. numer dokumentu, dane stron, opis operacji, datę i podpisy. Kontrola formalno-rachunkowa łączy oba te aspekty z weryfikacją poprawności wyliczeń i zgodności kwot – i dopiero po jej pozytywnym wyniku dokument może zostać opisany adnotacją „sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym” oraz przekazany do dekretacji i zaksięgowania.
Kontrola merytoryczna dowodu księgowego – czym jest i kto ją przeprowadza?
Kontrola merytoryczna to weryfikacja treści dokumentu pod kątem zgodności z rzeczywistością gospodarczą i celowością dokonanej operacji. Sprawdzenie pod względem merytorycznym oznacza potwierdzenie, że: dostawa faktycznie miała miejsce, usługa została wykonana, cena jest zgodna z umową lub zamówieniem, a operacja jest uzasadniona z punktu widzenia działalności jednostki. Kontroli merytorycznej nie przeprowadza księgowy, lecz pracownik merytoryczny odpowiedzialny za daną sferę działalności – np. kierownik działu zakupów weryfikuje fakturę za zakupione materiały, a kierownik projektu potwierdza wykonanie zleconej usługi.
Sprawdzanie faktur pod względem merytorycznym powinno być przeprowadzane przez osobę posiadającą wiedzę o rzeczywistym przebiegu operacji – czyli tę, która zleciła zakup, odebrała towar lub zamówiła usługę. Osoba przeprowadzająca kontrolę merytoryczną potwierdza swoje sprawdzenie własnoręcznym podpisem na dokumencie wraz z datą, co stanowi dowód odpowiedzialności za stwierdzenie zgodności dokumentu z rzeczywistością. Brak podpisu osoby odpowiedzialnej merytorycznie jest uchybieniem proceduralnym, które może być kwestionowane podczas kontroli wewnętrznej lub podatkowej.
Kontrola merytoryczna dowodów księgowych obejmuje w szczególności weryfikację: zgodności dostarczonych towarów lub usług z zamówieniem (ilość, jakość, specyfikacja), prawidłowości zastosowanych cen i stawek, poprawności naliczonych rabatów i upustów, a także celowości i zasadności poniesionego wydatku z punktu widzenia działalności jednostki. W jednostkach sektora finansów publicznych kontrola merytoryczna ma szczególnie sformalizowany charakter – obowiązek jej przeprowadzenia wynika wprost z ustawy o finansach publicznych, a jej zakres jest precyzyjnie określony w regulaminie kontroli zarządczej.
Kontrola formalna i rachunkowa – kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa jako całość
Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa tworzą łącznie kompletny system weryfikacji dokumentu przed jego zaksięgowaniem. Kontrola formalna skupia się na sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie elementy wymagane przez ustawę o rachunkowości: prawidłowe oznaczenie stron, unikalny numer, datę wystawienia i operacji, opis operacji, wartość oraz podpisy wystawcy. Kontrola rachunkowa polega natomiast na weryfikacji poprawności arytmetycznej dokumentu – sprawdzeniu, czy suma wartości netto, kwota podatku VAT i wartość brutto są poprawnie wyliczone oraz czy ewentualne przeliczenia walut zostały dokonane właściwie.
Kontrola formalno-rachunkowa jest przeprowadzana przez pracownika działu księgowości i następuje po kontroli merytorycznej – dopiero dokument, który przeszedł weryfikację merytoryczną, trafia do działu finansowego. Jeśli w toku kontroli formalnej lub rachunkowej stwierdzone zostaną braki lub błędy, dokument jest zwracany do wystawcy lub osoby odpowiedzialnej z wnioskiem o korektę – zaksięgowanie dokumentu niezgodnego z wymogami formalnymi jest niedopuszczalne i może skutkować odpowiedzialnością osoby dokonującej zapisu. Kontrola formalno-rachunkowa powinna być udokumentowana podpisem osoby ją przeprowadzającej, analogicznie jak kontrola merytoryczna.
Sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym – jak prawidłowo opisać dokument?
Adnotacja „sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym” to standardowa formuła stosowana na dokumentach księgowych, potwierdzająca pozytywne przejście wszystkich 3 etapów weryfikacji. Formuła ta może być umieszczana na dokumencie ręcznie, za pomocą pieczątki lub automatycznie generowana przez system elektronicznego obiegu dokumentów – ważne, aby każda jej część była opatrzona podpisem właściwej osoby i datą przeprowadzenia kontroli. W jednostkach stosujących podział zadań między poszczególnych pracowników podpis pod kontrolą merytoryczną złoży inna osoba niż pod kontrolą formalną i rachunkową – co wzmacnia skuteczność systemu kontroli wewnętrznej.
Sprawdzenie pod względem merytorycznym nie jest tożsame z akceptacją do zapłaty – to 2 odrębne czynności, choć często wykonywane przez tę samą osobę. Akceptacja do zapłaty (zatwierdzenie dyspozycji płatności) oznacza, że upoważniona osoba – zazwyczaj kierownik lub dyrektor finansowy – wyraża zgodę na realizację płatności z rachunku bankowego jednostki. Procedury wewnętrzne powinny jasno rozdzielać te czynności i wskazywać, kto jest uprawniony do każdej z nich – w szczególności akceptacja do zapłaty powinna być zastrzeżona dla osób o odpowiednim poziomie upoważnienia, niezależnie od osoby przeprowadzającej kontrolę merytoryczną.
Zagadnienia bezpośrednio powiązane z kontrolą merytoryczną dokumentów – takie jak rodzaje i wymagania formalne dokumentów podlegających weryfikacji, zasady klasyfikacji dowodów księgowych, reguły dekretacji po zakończeniu kontroli, specyfika dokumentacji magazynowej oraz organizacja obiegu dokumentów w jednostce – zostały omówione w odrębnych definicjach słownika: Dokumenty księgowe, Dowody księgowe, Dekretacja dokumentów księgowych, Dokumentacja magazynowa i Obieg dokumentacji księgowej.