Nazwa biura rachunkowego. Jak wybrać domenę dla biura rachunkowego?

Często dla klientów Twojego biura rachunkowego jak i jego partnerów biznesowych pierwszym elementem identyfikującym będzie jego domena internetowa. To adres, pod jakim widoczna jest firmowa strona www i pod którym działa poczta e-mail. Dobrze jest zatem przemyśleć na początku wybór właściwej domeny dla biura rachunkowego, tak aby wspierała budowę marki w internecie i rozwój całej firmy.

Nazwa biura rachunkowego w internecie

Zazwyczaj przedsiębiorca wraz z pomysłem utworzenia własnego biura rachunkowego ma w głowie wiele pomysłów na nazwę.

Jest wiele dobrych sposobów na stworzenie nazwy firmy, produktu czy usługi. Większość biur rachunkowych swoją nazwę zaczyna od „Biuro Rachunkowe”, dodając zazwyczaj imię i nazwisko właściciela lub jedno słowo.

Co zrozumiałe, słowo, które jest w tym momencie wyróżnikiem na tle innych biur rachunkowych związane jest zazwyczaj z księgowością (Tax, Saldo, Audyt,…). Możemy dodać do takiego słowa liczbę, na przykład: Tax24, Saldo365, Audyt1.

Jeśli chcemy wyróżnić nazwę, możemy wziąć pod uwagę także akronimy, czyli skróty, które będziemy twórczo rozwijali w materiałach marketingowych i w komunikacji z klientami. Najprostsze przykłady: DBR – Dobre Biuro Rachunkowe, SBR – Sopockie Biuro Rachunkowe, RwS – Rachunkowość w Sopocie.

Przy tworzeniu nazwy firmy należy wziąć pod uwagę grupę docelową. Jeśli planujemy skierować swoje usługi do klientów obcojęzycznych, trzeba sprawdzić, jak nazwa biura rachunkowego i domena będą brzmiały w danym języku.

Nazwa powinna dobrze wyróżniać biuro rachunkowe spośród innych konkurentów. Wybierając ją warto pamiętać, aby była możliwie prosta i nie budziła wątpliwości, kiedy klient będzie wpisywał do przeglądarki jej internetowy odpowiednik, czyli domenę.

Jeśli biuro rachunkowe już działa i posiada zarejestrowaną nazwę, mamy trochę mniejsze pole poszukiwań domeny niż w przypadku równoczesnego tworzenia dobrej nazwy wraz z odpowiadającą jej domeną.

Jeśli jest to możliwe, dobrze aby domena była odpowiednikiem nazwy biura rachunkowego. Nie zawsze jest to wykonalne – nazwy biur w różnych miastach często się powtarzają (Saldo, Abakus, Abacus, Debet,…). W związku z tym nie każde biuro rachunkowe może używać jako swojej domeny samej nazwy własnej biura z najbardziej intuicyjnym rozszerzeniem .pl

Jakie są rodzaje domen?

Domeny globalne (.com, .net, .gov, .org, .edu,…)

Nie odnoszą się do lokalizacji czy zasięgu działalności, a do jej charakteru. Ponieważ kolebką internetu są Stany Zjednoczone, domeny globalne powiązane są z tym krajem.

• domena .gov przeznaczona jest tylko i wyłącznie dla stron rządowych i administracji USA
• domena .com w pierwotnym założeniu ma reprezentować działalność komercyjną, jest przeznaczona dla firm, a zatem to domena biznesowa
• domena .net jest dla projektów typowo internetowych
• domena .edu przeznaczona jest dla stron związanych z edukacją
• domena .org przeznaczona jest dla organizacji, stowarzyszeń i fundacji

Jako ciekawostkę dodam, że powyższe domeny globalne są pierwszymi domenami internetowymi, zostały stworzone w 1985 roku.

Domeny krajowe (.pl, .de, .it,…)

Wskazują na kraj, w jakim prowadzona jest działalność i język w jakim jest strona (.pl Polska, .de Niemcy, .uk Wielka Brytania, .fr Francja, .es Hiszpania, itd…).

Nie jest to oczywiście obligujące dla samego posiadacza domeny. W domenie narodowej może być kilka wersji językowych. Jeśli jednak będziemy chcieli wejść na poważnie na jakiś rynek zagraniczny (np. obsługa księgowa firm niemieckich prowadzących działalność w Polsce), to przez klientów z danego państwa lepiej widziana będzie strona w ich własnej domenie krajowej.

Czasami domeny narodowe wykorzystywane są do tworzenia ciekawych nazw internetowych. Na przykład firmy z branży informatycznej w różnych częściach świata rejestrują włoską domenę .it

Domeny .eu

Domena związana z Unią Europejską, przeznaczona tylko dla rejestrujących, którzy mają siedzibę na jej terenie. Ze względu na szybko rosnący rynek domen i coraz większą niedostępność ciekawych nazw w domenach krajowych domena europejska zyskuje na popularności. Coraz więcej nowych biur rachunkowych wybiera z tego powodu domenę .eu i umieszcza pod nią firmową stronę internetową.

Domeny funkcjonalne (.com.pl, .edu.pl, info.pl, art.pl,…)

Są analogiczne do omawianych wyżej domen globalnych, tylko skierowane są na rynek polski.
Ze względu na cenę w pierwszych latach internetu w Polsce domeny funkcjonalne były bardzo popularne, szczególnie .com.pl. Teraz zdecydowanie więcej rejestrowanych i przedłużanych jest domen krajowych .pl. Jeśli jednak zajęta będzie domena .pl oraz .com i .eu, odpowiadająca nazwie Twojego biura rachunkowego, a będzie Ci bardzo zależało na użyciu właśnie takiej nazwy, można pomyśleć o funkcjonalnej domenie .com.pl lub .biz.pl

Domeny regionalne (.waw.pl, bialystok.pl, slask.pl,…)

Dobrze podkreślają lokalny zasięg prowadzonej przez biuro rachunkowe działalności. Prawie wszystkie miasta i regiony posiadają swoje domeny, które można zarejestrować.

Użycie domeny regionalnej nie musi oznaczać tego, że biuro jest małe lub obsługuje tylko małe lokalne firmy.

Nowe domeny (.business, .travel, .cafe, .express, .doctor, .page,…)

Otwarcie się rynku na tworzenie przez duże organizacje nowych końcówek domen znacznie poszerzyło możliwości znalezienia ciekawej nazwy domeny. W ciągu ostatnich lat powstało kilkaset nowych rozszerzeń dla różnych branż, usług, form aktywności, zainteresowań a nawet miast.

Nowe domeny czasami rozwiązują problem, jeśli firma nie może znaleźć dobrej domeny krajowej.

Jak wybrać domenę dla biura rachunkowego?

Nazwa domeny łącznie z rozszerzeniem powinna wzbudzać zaufanie. Jeśli myślimy długofalowo o prowadzeniu biura rachunkowego, warto zainwestować trochę czasu w znalezienie dla niego domeny, która będzie je dobrze reprezentowała.

Aby ułatwić naszym klientom zapamiętanie domeny, skupmy się na tym, aby była ona:

• zrozumiała, kiedy ktoś poda ją nam w czasie rozmowy,
• łatwa do zapamiętania oraz
• prosta do zapisania (nie budząca wątpliwości co do zapisu).

W sytuacji kiedy ktoś wybraną przez nas domenę wcześniej zarezerwował możemy:

• wybrać inny rodzaj domeny, czyli inną końcówkę – jeśli jest zajęta .pl a nasze biuro rachunkowe jest na przykład z Katowic, możemy wybrać .katowice.pl lub .slask.pl a nawet .eu czy .com
• pozostać przy rozszerzeniu domeny .pl ale do wybranej nazwy biura rachunkowego dodać określenie oddające specjalizację („biurorachunkowe”, „ksiegowosc”, „rachunkowosc”) lub nazwę miejscowości. Z dopisywaniem słowa trzeba jednak uważać – nikt nie lubi wpisywać długich adresów, łatwo jest też przy wpisywaniu zrobić literówkę.

W nazwach domen możemy używać liter (także polskich znaków), cyfr oraz znaku -.

Myślnik nie może być pierwszym i ostatnim znakiem w nazwie domeny. Sprawdzi się przy nazwach składających się z dwóch słów, które nim rozdzielimy dla większej czytelności.

Domena zawierająca polskie znaki (ą, ę, ś, ć, ź, ż, ń, ł, ó) to domena IDN. Odradzam używanie przez firmy takiej domeny jako głównej. Co prawda przeglądarki i wyszukiwarki internetowe oraz programy pocztowe radzą sobie z nimi doskonale, ale jeśli ktoś usłyszy nazwę Twojej domeny zawierającej polskie znaki diakrytyczne, i tak najprawdopodobniej wpisze je bez ogonków. Problem z prawidłowym wpisaniem domeny IDN mogą mieć osoby obcojęzyczne, które używają innej klawiatury niż polska.
Domena IDN może być natomiast uzupełnieniem i przekierowywać na stronę firmową w głównej domenie bez polskich znaków.

Pozycjonowanie domeny w internecie

Wybór nazwy domeny i rozszerzenia nie ma bezpośredniego wpływu na pozycjonowanie w Google. A zatem:

• użycie w nazwie domeny biuro-rachunkowe nie będzie miało przełożenia na jej pozycje dla wyrażenia kluczowego „biuro rachunkowe”
• wybór dla biura rachunkowego w Katowicach domeny lokalnej .katowice.pl nie spowoduje lepszych pozycji

Nie ma zatem potrzeby sztucznego wciskania na siłę do nazwy domeny słów kluczowych bardziej niż to wynika z potrzeby, jaki naprawdę chcielibyśmy mieć adres strony i poczty e-mail naszego biura.

Dobre pozycjonowanie strony jest na tyle złożonym procesem, że nie da się go zamknąć w zarejestrowaniu nasyconej słowami kluczowymi domeny. Gdyby tak było, liderami w wyszukiwarce Google byłyby sprytne firmy, które rejestrują setki domen ze słowami kluczowymi a nie te, które inwestują w profesjonalne pozycjonowanie swojej strony.

Jak znaleźć wolną domenę – wyszukiwarka domen

Jeśli nazwę domeny wpiszemy do przeglądarki internetowej i nie wyświetli się żadna strona, nie oznacza to jeszcze, że taka domena jest wolna. Może to być związane z nieprawidłową konfiguracją domeny na serwerze lub chwilową przerwą w działaniu hostingu.

Aby mieć pewność, czy domena jest wolna i możemy ją zarejestrować, sprawdzimy w wyszukiwarce https://www.dns.pl/ oraz u rejestratorów domen. Po wpisaniu wybranej nazwy niektóre wyszukiwarki domen wyświetlają propozycje zarejestrowania innych, alternatywnych nazw podobnych do wpisanej.

Trzeba jednak zwrócić uwagę, aby wybór domeny nie był przypadkowy, podyktowany tylko odruchem czy chęcią szybkiej rejestracji.

Jak sprawdzić historię domeny

Należy mieć na uwadze, że domena, którą wybierzemy, może mieć negatywną historię. Przed zarejestrowaniem wybranej nazwy można sprawdzić, czy była wcześniej zarejestrowana i jaką stronę wyświetlała. Nie zawsze jest to możliwe, warto jednak przeanalizować tyle, ile się da – chodzi przecież o dobry wizerunek naszego biura rachunkowego!

Czasami takie sprawdzenie w dwóch krokach daje dużo wiedzy.

A zatem po pierwsze – standardowe odpytanie Google, co pamięta na temat domeny i sprawdzenie pierwszych stron w wynikach wyszukiwania. Często domena długo po swoim wygaśnięciu ma jeszcze pozostawione w internecie ślady.

Po drugie – sprawdzenie historii strony w Wayback Machine. Jest to system, który archiwizuje strony internetowe i można sprawdzić w nim, jak wcześniej wyglądała dana witryna internetowa. Częstotliwość i głębokość archiwum będzie różna w zależności od popularności danej domeny, ale nawet małe strony zazwyczaj są archiwizowane.

Jako ciekawostkę możemy zobaczyć, jak w ciągu ponad 20 lat zmieniał się wygląd portalu dziennika Gazeta Prawna: https://web.archive.org/web/*/gazetaprawna.pl czy strony Stowarzyszenia Księgowych w Polsce: https://web.archive.org/web/*/skwp.pl

Rejestracja domeny internetowej

Rejestrując domenę dla biura rachunkowego w promocyjnej cenie kilku złotych należy pamiętać, że w kolejnych latach opłata za przedłużenie będzie kosztowała co najmniej kilkadziesiąt złotych. Dlatego też przed zarejestrowaniem domeny u wybranego rejestratora (Home.pl, Nazwa.pl, CyberFolks, LH, dHosting,…) dobrze jest sprawdzić, ile kosztuje jej odnowienie.

Domena często rejestrowana jest razem z zamówieniem hostingu strony. Jest to bardzo praktyczne, ponieważ obydwie usługi są w jednej firmie, na jednej fakturze. Niestety często u największych rejestratorów domenę otrzymamy w pierwszym roku za 0 zł (będzie w cenie hostingu jako inwestycja rejestratora), a w kolejnych latach zapłacimy ponad 100 zł za odnowienie.

Należy pamiętać, że domena może być zarejestrowana w zupełnie innej firmie. Sama konfiguracja takiej domeny to jedynie ustawienie DNS-ów, czyli adresów serwerów nazw naszego hostingu. Nie jest to trudne i nie ma się czego obawiać przy chęci rejestracji domeny w innej firmie lub przeniesienia strony na inny hosting, jeśli aktualny nie działa dobrze.

Firmy hostingowe proponują też możliwość zarejestrowania darmowej, przypisanej do hostingu subdomeny. Nie warto z niej korzystać jako domeny biura, ponieważ nie będziemy mieli swobody w wyborze firmy hostingowej i zawsze będziemy musieli korzystać z usług tej firmy. Nasza nazwa będzie zależała od menedżerów innej firmy i jeśli kiedyś ta firma zostanie sprzedana, to razem z naszym adresem. Każda poważna firma powinna dbać o swoją nazwę i budować markę bez ryzyka biznesowego związanego z posiadaniem darmowej subdomeny.

Strata domeny internetowej

Zasadniczo domeny rejestrujemy na rok. Jeśli nie opłacimy domeny na kolejny rok, to wygaśnie i przestanie działać. Rejestratorzy mają różne zasady rozliczeń za domenę, która wygasła – zazwyczaj trzeba ponieść większe koszty odnowienia. Będziemy mieli dodatkowe 30 dni na opłacenie, potem trafi ona do puli wolnych domen i każdy będzie miał prawo ją zarejestrować.

Stracimy przez to nie tylko możliwość wyświetlania się strony naszego biura pod danym adresem, ale także otrzymywania wiadomości e-mail na konta w tej domenie. Jeśli ktoś przechwyci domenę, możemy jej nie odzyskać lub odkupienie jej będzie możliwe za dużo większą kwotę niż roczne odnowienie.

Utrata domeny jest często związana z nieświadomym przeoczeniem terminu płatności za jej przedłużenie. Trzeba zatem pamiętać, w jakiej firmie domena jest zarejestrowana i na jaki adres e-mail przyjdzie do nas wiadomość z fakturą pro-forma do opłacenia.

Na kogo zarejestrowana jest domena?

Często rejestracja domeny jest powiązana z tworzeniem pierwszej strony i odbywa się za pośrednictwem firmy, która ją projektuje. Jeśli taka firma uczestniczy w procesie rejestracji, należy zadbać, aby domena była zarejestrowana na nasze dane, a nie na dane tej firmy.

Czy domena zarejestrowana jest na naszą firmę, można sprawdzić w bazie WHOIS. Dane właściciela domeny będą widoczne, jeśli nie jest nim osoba fizyczna. Jeśli domena była zarejestrowana na osobę fizyczną, to zgodnie z RODO jej dane są chronione.

Bazy WHOIS:

• https://www.dns.pl/whois dla domen polskich
• https://lookup.icann.org/ dla domen globalnych
• https://whois.eurid.eu/pl/ dla domen .eu

Dlaczego to takie ważne? Jeśli firma zewnętrzna przestanie działać, możemy bezpowrotnie stracić domenę na nią zarejestrowaną. Tak samo w sytuacji, gdy na jakiś czas utracimy kontakt z tą firmą, a ona nie opłaci domeny przed końcem abonamentu.

Z podobnego powodu domena nie powinna być rejestrowana na dane pracownika. Pracownik może być zwolniony i nie musi mieć ochoty na pilnowanie płatności za domenę dawnego pracodawcy.

Znam dwa przypadki, kiedy firma straciła domenę ponieważ:

• jej dawny webmaster freelancer przekwalifikował się na innego specjalistę i domena jego dawnego klienta przestała być dla niego biznesem
• była zarejestrowana na firmowego informatyka, który zmienił pracę, wyjechał do Anglii i zapomniał o domenie.

Tymi firmami nie były na szczęście biura rachunkowe.

Jeśli domena nie jest zarejestrowana na nas, powinniśmy wykonać cesję domeny w firmie, w której jest ona zarejestrowana.

Ze wspomnianych wyżej rejestrów WHOIS oprócz tego, na kogo zarejestrowana jest domena, możemy dowiedzieć się także:

• w jakiej firmie domena została zarejestrowana
• kiedy domena została zarejestrowana
• kiedy domena wygaśnie
• jakie są nameserwery domeny (DNS-y)

***

Na koniec jako ciekawostkę podam, że na dzień 27 V 2022 w rejestrze NASK jest zarejestrowanych 2.044.295 domen .pl (tylko najwyższego rzędu, bez funkcjonalnych i regionalnych).